Алгоритм списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности

Деятельность предприятия основана на ведении учетности всего дохода и затрат. Бухгалтерский учет ведется не только крупными предприятиями, но и малыми компаниями. Итог подводится один раз в квартал.

 

Отчетный период анализировать приходится по всем статьям, но нужно понимать какие средства имеются на предприятии, откуда идёт финансирование основных статей, а также куда направлены существующие активы. Все это говорит о дебиторской задолженности.

Оборотный капитал организации подразумевает и дебиторскую, и кредиторскую задолженность. Извлекая денежные средства из оборота можно их использовать на все нужды предприятия, это тоже относится  к дебиторской задолженности. И главное отличие в понятиях дебиторской и кредиторской в активах. При дебиторской — это активы предприятия.

И сама организация выступает в роли дебитора, а дебиторская задолженность- это когда им должны другие организации после оказанной услуги или купленного товара. То есть одна организация предоставила услуги или товар, а другая еще не внесла необходимую сумму и образовался долг. И после погашения дебиторской задолженности образуется актив с денежными средствами на счете. Только в этот момент видим, что это относится к нашим доходам.

Зачем нужно списывать дебиторку?

РФ письмо Минфина подтверждает, что списание дебиторки можно выполнить при исключении компании из ЕГРЮЛ. Если за оказанные услуги или проданный товар выплата нужной суммы не произведена в указанные сроки, то здесь наступает просроченная задолженность, которую можно разделить на сомнительную и безнадежную. Сомнительная, когда в установленный срок не поступила оплата, но гарантия, что деньги поступят, есть.

При безнадежной задолженности можно забыть про гарантии, так как предприятие-должник ликвидировано или банкрот. Есть такие ситуации, когда предприятие лишается лицензий и они не могут управлять имеющимися средствами.

Во всех неразрешимых и спорных ситуациях нужно обратиться в суд, который постановит и вынесет решение. Чаще всего должники понесут административную или уголовную ответственность.

Но иногда суд может выдать справку со сведениями, что денежных средств нет и не будет. В этом случае предприятие списывает дебиторку, как убытки. Списание дебиторки обязательно, так как в эти взаиморасчеты включены излишки по отчислениям в налоговый орган.

Излишняя сумма при оплате уменьшится. Излишне выплаченная сумма или зарплата сотрудникам, также является дебиторской задолженностью. Истечет дебиторка после срока выплат других зарплат.

Основные сроки списания дебиторки

Дебиторка имеет сроки по списанию  задолженности и в зависимости от них их можно разделить на краткосрочные и долгосрочные задолженности. Краткосрочная расчитана на срок меньше года, поэтому ею часто пользуются. При долгосрочной приходится ждать платежи через год или дольше.

Чтобы точно знать сроки, нужно проверять составленную квартальную отчетность, где отображаются сведения по должникам. Из этих сведений можно выделить благонадежных или ненадежных должников.

Пошаговая инструкция по списанию в бухгалтерском учете

Проверка обоснованных отражений сумм всех счетов по бухучету выполняется за счет инвентаризации, при которой проверяются расчет с покупателями, бюджет, исполнение обязательств. При эффективном функционировании необходимо проводить работу по задолженности: отслеживать отчеты и состояние по взаиморасчетам контрагентов.

Необходимо постоянно вести переписку с напоминанием о сроках выплат и задолженности, своевременное списание и в бухучете, и в налоговом органе. Основанием для списания можно считать истекшим сроком исковой давности, в случае ликвидности или не исполнения обязательств.

Иногда нет возможности списать долг и в этом случае проводится инвентаризация, чтобы списан долг по бухучёту в 1С. Необходимо собрать все документы: договора, счета и платежки, выписки из ЕГРЮЛ, в которой подтверждается факт ликвидации дебиторов.

Важно! Документы для бухучета, подтверждающие списание долга должны храниться не меньше 5 лет после того, как спишут долг.

Проведение инвентаризации долгов

Нормативная законодательная база строго регламентирует начало инвентаризации.  Инвентаризация проводится на всех предприятиях для учета фактического наличия всех имеющихся объектов, чтобы выявить задолженность. Также ее нужно проводить, когда меняется материально-ответственное лицо или перед годовым балансом, когда реорганизуется или ликвидируется предприятие.

Любая инвентаризация оформляется документом. Для этого на основании приказа руководителя создается рабочая комиссия и оформляется по результатам комиссии — акт инвентаризации. Опись всех объектов, ведомость сличительная, акты сверок, журнал учёта подготавливаются к началу работы рабочей комиссии.

Бухгалтерия принимает на себя обязанность проверить приходные и расходные документы по денежным средствам. Вся процедура завершается заключительным актом, в котором отражаются сведения по остаткам, наличию и излишкам денежных средств.

Оформление акта инвентаризации

Главным документом можно считать акт инвентаризации. Специальная форма акта составляется и заполняется комиссией. Этот документ подтверждает факт наличия денежных средств. Ведется бухгалтерский учет записей самого факта. Акт отражает все сведения и подписывается всеми членами комиссии. Он составляется аккуратно и без исправлений.

Подготовка бухгалтерской справки

Для учета деятельности предприятия существует бухгалтерская справка. Не все операции можно обосновать, поэтому здесь можно использовать бланк учетной справки. Ее применяют в некоторых случаях:

  • когда нужно вести раздельный учет НДС,
  • когда требуется корректировка сведений за квартал более ранних периодов,
  • нужно продублировать сведения для доказательства в суде,
  • когда существует неточность, то делают её для проводки операций.

Она должна иметь в наличии реквизиты и правильно оформлена в произвольной форме. Её может составить грамотный бухгалтер или финансист. Справки необходимы при расчетах или исправлениях ошибок, для списания задолженности.

Подтверждение даты и суммы списания

Для списания задолженности нужно оформить справку расчет, без определенной формы и бланка, но с указанием наименования, операций, где нужно поставить роспись и дату. Этот важный документ нужен для отчетности.

Составление приказа на списание задолженности

Для списания после проведенной инвентаризации необходимо составить приказ и собрать комиссию. По шаблону предприятия составляется приказ, где прописывается наименование компании, ставят даты и подписи, а также указывается должник и сумма списания, которую он должен.

Также нужно описать основание по списанию задолженности и указать резерв в счет чего списание будет выполнено.

Отражения в бухучете

Сведения отражаются 1 раз в квартал. Среди них указываются данные по расчётам всех доходов и долгов. Списание долгов нужно делать вместе с НДС. В отчете стоит отразить сведения по задолженности в отчетном периоде.

Пошаговая инструкция по списанию  в налоговом учете

Налоговый орган тщательно подходит к проверке по списанию задолженностей.  При этом стоит подготовить помимо акта инвентаризации договор, все счета и акт выполненных работ, сверочный акт, и документы по основанию фактического признания должника банкротом или ликвидным: выписку ЕГРЮЛ или постановления суда.

Если метод начисления считается налог на прибыль, то организации можно списать задолженность в налоговом органе. При списании главное иметь резервный фонд, чтобы задолженность была погашена за счет этих средств, п непокрытый остаток можно списать внереализационными расходами.

Вычет НДС можно восстановить, даже если долг безнадежный и не будет возвращен. Все налоги должны быть уплачены налоговому органу за физические лица. Письмо Минфина разъясняет о выплате не только НДФЛ, но и всех страховых выплат за сотрудника.

Важно! Документы для бухучета, подтверждающие списание задолженностей, должны храниться не меньше 4 лет после того, как спишут долг.

Покупатель перечислил аванс, но продукция не пришла

В данном случае нужно удостовериться в том, что транспортная доставка не подводит. И если товар до сих пор не отгружен, решать вопрос с компанией о возврате денежных средств. По закону покупатель может истребовать сумму не только за товар, но и за неустойку. Подписывается соглашение на расторжение договорных отношений и производится возврат денежных средств. Продавец обязан вернуть всю сумму до обращения в суд.

В крайнем случае в соответствии с договором через суд можно добиться возврат аванса и выполнение иных обязательств. Составляется исковое заявление с претензией и обязанностями по выплате денежной суммы.

Продавец поставил товар, но не получил оплату

Если товар доставлен покупателю, но указанные сроки денежная сумма не была внесена, то здесь наступает ответственность покупателя перед продавцом. Необходимо составить претензию или жалобу, чтобы в данной спорной ситуации решить вопрос через суд.

Все обязательства в отношении купли-продажи должны быть исполнены. Или обоюдным решением исполнить оплату. Но отказаться от товара покупатель не может, если это не предусмотрено договором. В любом случае, если срок давности прошел, то можно списать долг с баланса.

Определение периода списания

Период списания должен совпадать с датой искового срока. Специальной даты списания не существует. Но периодом списания можно считать последний день в отчётном или налогом периоде после признания безнадежной задолженности.

Определить, что делать с НДС

Во многих предприятиях были ситуации неисполнения обязательств оплаты за товар и услуги или не отгрузки товара. В этих случаях наступает дебиторская задолженность. Списывая долг дебитора нужно это сделать с НДС. Налоговое законодательство не требует списывание НДС отдельно от задолженности.

В случае отгрузки товара налог уже был учтен, дополнительной уплаты НДС не потребуется. Если оплаты НДС не было, но нужно списывать задолженность, то можно перечислить НДС отдельно от суммы долга. Но можно этого и не делать, так как есть свои противоречия в том, что факта получения товара нет, а начисления выплачены. Хотя списание должно быть в момент реализации, что является противоречием.

Основные ошибки при списании дебиторской задолженности

Есть ряд совершаемых ошибок при списании долга:

  1. Неправильно заполненные бланки могут в дальнейшем сыграть на невозможности списания. Справка, акт и приказ нужны для списания. А также все подтверждающие документы по образованию долга нужно сохранить.
  2. Неправильный срок задолженности. То есть он должен начинаться без дополнительных или частичных оплат, без писем подтверждения, что требуется отсрочка.
  3. Неправильно внесенный НДС. Списанный долг в некоторых ситуациях требует возврата НДС.

Когда долги контрагентов признаются безнадёжными?

Долг контрагентов может быть признан безнадежным в случае:

  1. Нормы ГЗ определяют срок иска задолженности.
  2. Если есть акт органа управления о прекращении полных или частичных обязательств.
  3. Существует ситуация, когда невозможно исполнить все обязательства.
  4. При возникновении долга и ликвидации предприятия.
  5. Недостаточность имущества и признание банкротом предприятие.
  6. В случаях невозможности найти должника и вручить ему исполнительный лист судебных приставов.
  7. В случае отсутствия имущества, и невозможности что-либо списать с должника.

Все безнадежные долги должны быть списаны с внереализационных расходов дебитора.


Видео по теме:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector