Как и кем составляется расписка о неразглашении информации?

Все субъекты хозяйственной деятельности в период осуществления своих уставных задач становятся носителями разного вида информационных материалов, которые при их разглашении другим лицам влекут негативные последствия в виде материального либо морального ущерба.

В связи с этим каждый из хозяйствующих субъектов устанавливает перечень информационных сведений, составляющих особую ценность либо профессиональную важность и нуждающихся в защите от проникновения к ним иных лиц.

Каждый сотрудник, имеющий доступ к установленным сведениям, привлекается к подписанию расписки, фиксирующего обязательства определенного должностного лица, гарантирующие неразглашение доступных ему засекреченной информации.

Форма расписки о неразглашении информации законодательством не установлена и определяется самостоятельно каждой организацией. Одним из видов, применяемых в качестве документального оформления обязательств о неразглашении доступных сведений, является расписка.

Типы информации, которые не подлежат распространению

Имеются различные виды информации, нуждающиеся в особой охране путем подписания расписки об их нераспространении и содержат материалы в виде:

  • конфиденциальной информации (данных, содержащих сведения о событиях, относящихся к хозяйственной стороне деятельности предприятия);
  • коммерческой тайны (сведений, содержащихся в финансовых документах
  • предприятия, включая платежную документацию, интеллектуальных разработок и других материалов, распространение которых может причинить предприятию материальный ущерб);
  • служебной тайны (материалов, доступных государственным служащим в силу выполнения ими служебных обязанностей, например, военной тайны, сведений об усыновлении, данных, полученных в ходе судопроизводства и следствия и прочее);
  • профессиональной тайны (сведений, доступных сотрудникам определенных категорий вследствие выполнения ими должностных обязанностей, например, кадровых работников в отношении данных о персонале компании, сотрудников ломбардов по отношению, врачей, банковских служащих).

Согласно российскому законодательству все типы сведений, не подлежащих распространению, именуются коммерческой тайной, которая представляет собой особую систему сохранения определенной информации в целях недопущения беспочвенных расходов либо сбережения (увеличения) имеющихся доходов.

Объектами коммерческой тайны служат определенные материалы о деятельности организации (данные о различных новейших, новаторских идей компании, разработок, ноу-хау, стратегические планы развития, данные о финансовых показателях организации, сведения, содержащиеся в контрактах и договорах).

 Под распространением защищенной информации понимаются любые действия, осуществленные в следующих формах:  

  • предоставления иным лицам;
  • размещения в различных источниках средств массовой информации для общего доступа;
  • применения данных в собственных интересах или интересах третьего лица;
  • опубликования конфиденциальных материалов в виде аналитических статей, изданных на основе конфиденциальных данных.

Для установления режима коммерческой тайны, закрепленного на законодательном уровне, собственник информации должен осуществить следующие мероприятия:

  • установить перечень материалов, относящихся к конфиденциальной информации;
  • определить процедуру применения защищенной информации;
  • осуществлять контроль за соблюдением установленной процедуры информационной защиты, включая учет лиц, имеющих доступ к конфиденциальным материалам, а также хранение конфиденциальной документации в закрытых помещениях, сейфах;
  • упорядочить отношения, в которых используется конфиденциальная информация, путем заключения соответствующего документа о нераспространении сведений;
  • проставить на имеющихся материальных носителях, содержащих особые материалы, отметку об их отношении к объектам коммерческой тайны.

Введение на предприятии системы защиты определенных сведений сопровождается, как правило, изданием внутреннего локального нормативного акта в виде положения либо правил, в которых устанавливается перечень материалов, подлежащих ограниченному доступу, определяется круг должностных лиц, имеющих право работы с данными сведениями и меры ответственности за нарушения использования материалов, относящихся к коммерческой тайне.

Лицо, составляющее расписку

Расписка о неразглашении определенных сведений и материалов составляется от лица работника организации, которому предоставляется доступ к коммерческой тайне, но обычно, разработкой текста расписки занимаются:

  • юридическая служба компании;
  • непосредственный руководитель.

Данный документ обладает юридической значимостью, поскольку в случае возникновения необходимости может быть предъявлен в судебных органах, поэтому специалисты, участвующие в составлении расписки о неразглашении должны иметь определенный уровень знаний, позволяющий грамотно оформить расписку в соответствии с требованиями гражданского, административного и трудового законодательства.

Определенная категория сотрудников организация и предприятий, которые допускаются к использованию конфиденциальных материалов, обязаны оформить расписку о нераспространении коммерческой тайны после ознакомления с полным перечнем информации, относящейся к защищенной в данной компании. К таким сотрудникам относятся, как правило, должности финансовых специалистов, работников технических, кадровых служб, отделов безопасности.

Расписка оформляется с работником в момент его трудоустройства, а иногда непосредственно в процессе осуществления трудовой деятельности, например, в случае перевода на иную должность, предусматривающую доступ к защищенной информации.

Доступ работника к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию, осуществляется исключительно после подписания расписки о неразглашении.

obrazec-raspiski
Образец расписки о неразглашении информации

Обязательные требования к составлению расписки о не разглашении

На законодательном уровне стандартный, унифицированный образец расписки о неразглашении не установлен, поэтому допускается его оформление в произвольной форме с соблюдением следующих необходимых реквизитов:

  • наименование компании;
  • дата, место составления расписки;
  • название документа;
  • личные данные работника с указанием ФИО, реквизитов (номер, дата) трудового договора;
  • обязательства сотрудника о неразглашении информации;
  • срок, в течение которого сведения не подлежат разглашению, в том числе после увольнения сотрудника.

 

Расписка по объему текста не имеет ограничений, однако, следуя рекомендациям юридических специалистов, должен быть тщательно разработан, поскольку в случае нарушения обязательства сотрудника расписка о неразглашении информации может служить неоспоримым доказательствам при предъявлении в судебном заседании.

Поэтому рекомендуется предусмотреть в тексте расписки обязанность работника в случае расторжения трудового договора передать имеющуюся у него конфиденциальную информацию в виде бумажных или электронных носителей ответственному лицу, а также предусмотреть ответственность согласно установленному законодательству в случае нарушения взятых на себя обязательств.

Допускается оформление расписки непосредственно сотрудником от руки либо в печатном виде, используя обычный лист бумаги формата А4 или фирменный бланк организации. При этом обязательным требованием для данного вида документации является наличие подлинной подписи сотрудника с расшифровкой его должности и фамилии.

Расписка составляется в единственном экземпляре и включается в состав документов, хранящихся в личном деле работника компании.  Сроком действия расписки становится, как правило, срок работы сотрудника в конкретной компании с добавлением нескольких лет с момента расторжения трудового договора (увольнения), определяемых в индивидуальном порядке.

Кроме того, среди распространенных документов, составляющихся в целях защиты конфиденциальных сведений, является двустороннее соглашение, подписываемое работодателем и сотрудником, содержащее такие же реквизиты и данные, что и расписка о нераспространении информации, составленная в одностороннем порядке, а также внесение условий о сохранении материалов, имеющих отношение к коммерческой тайне, в текст трудового договора с работником.

Primer-raspiski
Пример расписки о неразглашении информации

Последствия при нарушении и разглашении конфиденциальных сведений

В случае нарушения работником подписанной расписки о неразглашении информации законодательством предусмотрены различные виды ответственности, которые зависят от конкретных обстоятельств распространения защищенных данных, видов разглашенных сведений, включая дисциплинарную, материальную и уголовную ответственности.

В случаях разглашения конфиденциальных материалов в результате неосторожных действий применяются меры дисциплинарного взыскания в виде выговора, а при утечке информации в связи с имеющимися у сотрудника корыстными мотивами и, соответственно, наличием умысла и вины работника, уровень ответственности значительно увеличивается и может варьироваться от полного возмещения причиненных компании убытков согласно гражданскому законодательству до привлечения сотрудника к уголовной ответственности, устанавливающей наказание в виде лишения свободы периодом до семи лет в зависимости от тяжести совершенного преступления.

Административная ответственность применяется в случаях нарушения обязательств о неразглашении сведений, которые не приводят к серьезным последствиям, в виде штрафа для физических лиц в размере одной тысячи рублей, а для должностного лица наказание может составлять штраф от четырех до пяти тысячи рублей.

Однако если сотрудник не проинформирован в письменном виде об установленной в организации системе конфиденциальности, привлечь его к ответственности за любое нарушение обязательства о неразглашении информации не удастся.

 

Ссылка на основную публикацию