Правила списания суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности

Списание суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности – обязанность бухгалтеров организаций. Ее необходимость обусловлена тем, что указанная процедура в большинстве случаев привлекает к себе внимание органов налогового контроля.

Поэтому нужно разбираться в процессе списания долгов и правильном оформлении соответствующих документов.

Для чего необходимо списывать кредиторскую задолженность?

Списание просроченной задолженности осуществляется в целях соблюдения норм законодательства. Основания для ликвидирования определенной суммы отражены в шести статьях Гражданского кодекса:

1. Окончание периода, установленного в качестве давностного срока. По общему правилу он составляет три года (статья 196 ГК РФ).
2. Прекращение работы кредитора (статья 419 Кодекса).
3. Принятие решения кредитором о прощении должнику долга соответствующего размера (статья 415 Кодекса).
4. Возникновение ситуаций (событий), ответственность за которые не несет ни должник, ни взыскатель (статья 416 Кодекса).
5. Издание нормативно-правового акта властным органом, из-за которого должник не может выполнить возложенные на него обязательства (статья 417 Кодекса).
6. Смерть кредитора-гражданина по отношению к должнику-организации (статья 418 Кодекса).

Если какое-либо основание имеет место, бухгалтер предприятие вправе аннулировать долг.

В какие сроки это можно провести списание?

Задолженность кредиторского типа это важный элемент деятельности любой компании. Она позволяет отсрочить на определенный срок исполнение возложенных на предприятие обязательств, способствуя сглаживанию неравномерности поток финансов на фирме.

Все долги организации отражаются в определенных счетах и отчетах бухгалтеров до дня погашения. Если кредитор в установленный законом срок не заявил о правах на получение этих суммы задолженности, такие долги списываются и заносятся в статью доходов.

Провести процедуру можно только по истечении определенного периода времени, составляющего три года по нормам статей 196, 195 Гражданского кодекса. Важно отслеживать, когда начинается отсчет этого срока.

По положениям статьи 200 Кодекса, начало течения указанного периода зависит от того, какое основание для этого применяется. Например, если в договоре указано, что исполнитель обязан осуществить расчет с заказчиком (или иным способом исполнить возложенные обязательства) в течение определенного отрезка времени или до наступления конкретной даты, отсчет срока давности начинается с момента, как это событие наступило.

Если заключенная письменная сделка не содержит условий о выполнении действий в течение конкретного времени или до наступления определенного события, срока исковой давности начинает течь с момента, когда взыскатель вручил должнику письменную претензию с требованием исполнить возложенное на исполнителя обязательство.

Если в претензии указан период времени, в течение которого сторона должна исполнить свою обязанность по отношению к заказчику, давностный срок начинает течь с момента окончания этого периода.

Рассматриваемый трехлетний отрезок времени может прерываться в исключительных случаях. Здесь имеет место ситуация, когда должник осуществил какие-либо действия, свидетельствующие о признании им задолженности перед кредитором (например, выплатил часть суммы или проценты по ней, составил ходатайство о рассрочке или отсрочке времени погашения долга, подписал акт сверки по взаимным расчетам). Это закреплено в Постановлении № 43, изданном Пленумом Верховного Суда 29 сентября 2015 года.

Если по какой-либо причине давностный срок прервется, после паузы он начнется заново. Следует помнить, что по правилам второго пункта статьи 200 Гражданского кодекса, общий период ожидания исполнения обязательства ограничивается десятью годами с момента возникновения долга.

Порядок и правила списания по закону

Списание задолженности с истекшим сроком давности осуществляется по каждому имеющемуся обязательству в отдельности. Процедура начинается после проведения инвентаризации и составления документа внутреннего типа, обосновывающего причину необходимости аннулирования долга. Это отражено пунктом 78 Положения, раскрывающего особенности ведения учета бухгалтерского типа.

Согласно установленным правилам, предприятия и организации должны проводить инвентаризацию каждый год. Эта необходимость обусловлена требованием о полной достоверности составленной бухгалтерами отчетности.

Руководитель юридического лица вправе определить дополнительные причины проведения проверки финансового состояния фирмы и указать конкретные объекты проверки (обязательства, активы). Одним из оснований как раз выступает наличие просрочки по задолженности перед кредиторами.

Инвентаризацию в целях выявление источника и размера долгов перед другими физическими и юридическими лицами лучше всего проводить по отдельным обязательствам (например, по денежным расчетам с конкретными кредиторами).

По итогам проверки формируется инвентаризационный акт по расчетам со взыскателями по форме № ИНВ-17, позволяющий выявить размер общей задолженности, просроченных сумм, сколько долгов списано может быть по истечении давностного срока.

Акт должен содержать следующие сведения по каждому отдельному кредитору:

• наименование юридического или физического лица;
• бухгалтерские документы, содержащие сведения о задолженности в настоящее время;
• сведения о сверке (наличие расхождений в бухгалтерских документах, отсутствие нужной бумаги);
• информация о взаиморасчетах с контрагентом;
• суммы кредиторской задолженности, оплата которой просрочена.

Документ должен составляться комиссией, проводящей инвентаризацию, в двух экземплярах, и подписываться каждым из ее членов.

Если кредиторская задолженность просрочена, вместе с инвентаризационным актом оформляет письменный документ с обоснование наличия несвоевременных выплат. Такой бумагой считается справка бухгалтерского типа о долгах, составляемая с учетом синтетических учетных счетов на основании сведений из регистров.

Вместе со справкой подготавливаются другие документы (сверочные акты по расчетам с контрагентами). Такая бумага должна четко отражать время, причину образования, размер просроченных платежей, реквизиты взыскателя.

Как составить приказ ?

Приказ руководителя составляется на основании документа, составленной по итогам инвентаризации. На проверку финансового состояния организации также издается приказ. Только после его подписания директором предприятия можно списать долги юридического лица.

В приказе (образец ниже) отражаются следующие сведения:

• причина возникновения задолженности;
• порядок списания суммы;
• срок аннулирования долга;
•  ответственные за проведение процедуры сотрудники.

Документ может составляться по всем долгам или по каждому в отдельности. В нем нужно зафиксировать ссылки на нормы законодательства, на основании которых будет проводиться инвентаризация, и реквизиты договоров, заключенных по просроченным долгам.

Пошаговая инструкция  в бухгалтерском учете

Чтобы бухгалтер смог списать просроченную задолженность, он должен собрать следующий перечень документов:

• расписка сотрудника, на которого возложена ответственность за соответствие собранной в процессе учета информации;
• расчетный акт по проведенной инвентаризации с приложением при необходимости (форма ИНВ-17).

После этого составляется письмо, в котором обосновываются причины аннулирования долга, фиксируется срок расчетов, сумма, день формирования доходов, связанных с непогашением суммы, и документы в обоснование появления задолженности.

На основании всех вышеперечисленных документов бухгалтер на основании приказа, изданного тем же числом, что и инвентаризационный акт, составляет бумагу, в которой указывает КБК (в 2019 это 180 на конце кода). Изменения вносятся во все бухгалтерские документы.

По нормам законодательства в РФ, кредиторская задолженность физических лиц в связи с истечением срока давности в налоговых документах учитывается как элемент внереализованных доходов, которые облагается «прибыльным» налогом (по пункту 18 статьи 250 Налогового кодекса). Если долги связаны с невыплатой сборов, налогов, пеней, штрафов перед ФНС и контрагентами. Их списывать нельзя.

Аннулирование задолженности проводится в налоговых документах однократно. В процессе списания нужно учитывать полный размер безнадежного кредиторского долга. По нормам налогового законодательства, вся сумма задолженности рассматриваемого вида приравнивает доходы внереализационного типа к денежным потерям, понесенным предприятием в течение отчетного периода.

В письме Министерства финансов от 2006 года указано, что списание безнадежных долгов осуществляется по правилу: аннулировать задолженность можно предоставлении пакета документов. В них включены следующие бумаги:

• договор, в результате исполнения которого возникли долги;
• счет, выставленный контрагенту на оплату работ, услуг, товара;
• акты сверки долгов;
• приказ на списание задолженности

Основные ошибки и методы решения

Часто возникает проблема у фирм, применяющий метод начисления, с тем, чтобы точно определить, с какого момента срок исковой давности начинает течь и когда эти долги нужно учитывать в статье доходов, подлежащих налогообложению.

Проблема связана с тем, что такой метод подразумевает признание расходов и доходов в момент их возникновения, а списать долги можно только после проведения инвентаризации.

Законодательство дает на эту тему следующие комментарии. Согласно письму № 03-03-06/1/38, изданному Минфином РФ в январе 2013 года, кредиторская задолженность такого типа должна включаться как доходы в  периоде, в котором давностный срок истек, даже если инвентаризация еще не была проведена. Той же позиции придерживается Высший Арбитражный Суд (постановление № 17462/09, изданное в июне 2010 года).

При списании задолженности кредиторского типа предприятие должно учитывать все особенности проведения процедуры, чтобы в дальнейшем избежать проблем со стороны ФНС и наложения различных взысканий.

Видео по теме: